Så hjälpte vi Rio Management att ta hand om fler internationella förfrågningar

Rio Management behövde kunna ta hand om återkommande frågor och kvalificera internationella leads även när teamet i Sverige inte var tillgängligt. Vi byggde därför en digital säljassistent som tar den första dialogen, samlar in relevant information och lämnar över till rätt person när det är dags att gå vidare. Läs mer nedan!

Så hjälpte vi Rio Management att ta hand om fler internationella förfrågningar

Rio Management behövde kunna ta hand om återkommande frågor och kvalificera internationella leads även när man i Sverige inte var tillgängligt. Vi byggde därför en digital säljassistent som tar den första dialogen, samlar in relevant information och lämnar över till rätt person när det är dags att gå vidare. Läs mer nedan!

Digital säljassistent som tar hand om den första kunddialogen

Så hjälpte vi Rio Management att automatisera delar av sin leadskvalificering och avlasta den första kundkontakten.

Rio Management arbetar internationellt med affärsresor, delegationer och strategisk rådgivning mellan Norden och Brasilien. De erbjuder även bemanning inom event, logistik och F&B på den svenska marknaden.

När vi började prata fanns en utmaning: Den första delen av kunddialogen tog mycket tid och internationella förfrågningar behövde hanteras även när ingen på kontoret var tillgänglig. Vi byggde därför en digital säljassistent som kan ta den första dialogen med potentiella kunder, svara på återkommande frågor och hjälpa till att kvalificera inkommande förfrågningar.

När varje ny förfrågan kräver en person

Utmaningen

Rio Management hade flera olika typer av kunder och förfrågningar att hantera. En potentiell kund kunde behöva ställa några grundläggande frågor innan det ens var aktuellt att prata med rätt person. Samtidigt kom internationella förfrågningar från andra tidszoner, där svensk kontorstid inte alltid passade.

Det innebar att delar av den första kontakten behövde hanteras manuellt. Frågan blev därför inte hur Rio skulle få fler leads, utan hur de kunde ta hand om befintliga och nya förfrågningar utan att lägga samma manuella arbete på varje kontakt.

Digital säljassistent för den första kunddialogen

Lösningen

Vi byggde en AI-baserad digital säljassistent tränad på Rios egen information.

Assistenten kan:

- Svara på återkommande frågor

- Föra den första dialogen med en potentiell kund

- Samla in relevant information

- Förstå vad kunden är ute efter

- Hjälpa till att styra kunden mot rätt nästa steg

- Vara tillgänglig även utanför svensk kontorstid

På så sätt behöver inte ledningen börja om från noll med varje ny förfrågan. Assistenten ersätter inte den mänskliga säljdialogen, utan den tar hand om det som kan göras innan den dialogen behövs.

Hur vår lösning hjälpte Rio Management

Vad förändrades?

Se vad ni kan förenkla →

Mindre arbete med den första kontakten

Återkommande frågor och den första delen av dialogen kan hanteras digitalt istället för manuellt varje gång.

Tillgänglighet även utanför kontorstid

Internationella besökare behöver inte anpassa sig efter svensk kontorstid för att få ett första svar.

Bättre underlag när en person tar över

När en potentiell kund redan har beskrivit sitt behov behöver Rio Management inte börja dialogen från noll.

Mer tid till rätt typ av arbete

Ledningen kan lägga mer tid på de delar där mänsklig erfarenhet, relationer och affärsbeslut faktiskt behövs.

Fortsättningen av vår lösning

För att kundresan skulle fungera behövde mer än assistenten lösas

Säljassistenten var en viktig del av lösningen, men den behövde fungera tillsammans med resten av kundresan. Rio behövde bland annat en tydligare digital närvaro och ett sätt att hantera olika typer av förfrågningar beroende på målgrupp och marknad.

En kundresa anpassad efter två olika verksamheter

Vi byggde en ny skräddarsydd webbplats med separata flöden för den svenska och internationella verksamheten. Den svenska delen fokuserar på den lokala bemanningsverksamheten, medan den internationella delen fokuserar på affärsresor, delegationer och rådgivning mellan Europa och Brasilien. På så sätt kunde besökaren hamna i rätt flöde från början, istället för att mötas av samma information oavsett vad de sökte.

Kontakten behövde fungera där kunderna redan finns

För den brasilianska och internationella målgruppen integrerades den digitala assistenten direkt med WhatsApp. Det gjorde att den första kontakten kunde ske genom den kanal som passade målgruppen, samtidigt som informationen kunde samlas in och hanteras av samma underliggande lösning. Poängen var alltså inte att bygga så mycket teknik som möjligt, utan att få hela flödet att fungera från första kontakt till rätt nästa steg.

Har ni också ett arbetsmoment

som tar mer tid än det borde?

Ni behöver inte veta om det ska lösas med AI, automation eller något helt annat.

Berätta bara hur ni arbetar idag, så går vi igenom det tillsammans och ser om det finns något värt att förenkla.

Kontakta oss →

Från manuell första kontakt till ett strukturerat första steg

Rio Management gick från att hantera delar av den första kundkontakten manuellt till att ha en digital assistent som kan ta hand om återkommande frågor och kvalificera inkommande förfrågningar. Det innebär bland annat:

Kunden kan få hjälp direkt
Den första dialogen kan starta utan att kunden först behöver vänta på att rätt person blir tillgänglig.

Samma frågor behöver inte besvaras manuellt varje gång
Återkommande frågor kan hanteras av assistenten, vilket minskar mängden rutinmässig första kontakt.

Bättre information finns när en person tar över
Istället för att börja från noll finns det redan mer information om vad kunden söker och vad förfrågan gäller.

Den internationella kontakten kan fortsätta även utanför kontorstid
Assistenten är tillgänglig även när den svenska organisationen inte är på plats.

Det började inte med AI

Det här projektet började inte med att Rio Management behövde en AI-säljare. Det började med ett konkret problem:

För mycket manuell hantering i början av kunddialogen.

Vi började där och byggde sedan den teknik som behövdes för att lösa problemet; webbplats, digital assistent, olika kundflöden och integrationer. Det är också så vi arbetar med andra företag. Vi börjar med jobbet som tar för lång tid, förstå hur det fungerar idag och identifierar vad som faktiskt går att förenkla. Först därefter bestämmer vi vilken teknik som behövs.

Få en kostnadsfri genomgång →

Se vad ni kan förenkla →

Hur vi implementerar vår lösning

Vad som händer bakom kulisserna:

Få en kostnadsfri granskning av ert arbetssätt →

Kostnadsfri granskning →

Vet ni att något borde fungera smidigare, men inte riktigt var ni ska börja?

Berätta kort om hur ni arbetar idag och vad som känns onödigt, tidskrävande eller krångligt. Ni behöver inte ha en färdig idé om vad som ska automatiseras eller vilken teknik som behövs.

Vi går igenom verksamheten tillsammans och identifierar var det finns störst möjlighet att förenkla. Därefter får ni en kostnadsfri granskning och konkret handlingsplan med vad vi rekommenderar att ni gör, varför och hur det kan genomföras. Ingen förpliktelse att bygga något med oss. Ni får med er planen oavsett!